Порядок організації та ведення військового обліку в Україні: що вимагає закон у 2026 році
Порядок організації та ведення військового обліку в Україні у 2026 році стосується практично кожного роботодавця, державного органу, навчального закладу та значної частини громадян. Після ухвалення нової редакції Закону “Про військовий обов’язок і військову службу” та оновлення підзаконних актів Кабміну відповідальність за облік призовників, військовозобов’язаних та резервістів покладена на конкретних посадових осіб, а не “на підприємство загалом”. Це означає, що директор школи, керівник ТОВ, голова ОСББ або начальник відділу кадрів державного органу повинен знати, хто і як ставиться на облік, які документи подаються до ТЦК, у які строки і що загрожує за ігнорування вимог. На практиці ж у 2024–2025 роках саме через незнання цього механізму підприємства отримували штрафи на сотні тисяч гривень, а посадові особи — протоколи про адміністративні правопорушення.
Ситуація ускладнюється тим, що нормативна база оновлюється щороку: змінюються форми документів, перелік відомостей, порядок взаємодії з реєстром “Оберіг”, строки подання списків. У цій статті — покроковий розбір того, як саме має працювати порядок організації та ведення військового обліку на підприємстві, в установі чи організації станом на поточний рік, з конкретними посиланнями на постанови, відповідальністю та практичними прикладами.
Хто зобов’язаний вести військовий облік і що це означає
За правилами, встановленими постановою Кабінету Міністрів України, ведення військового обліку — це обов’язок не лише військкомату, а й усіх без винятку суб’єктів господарювання, державних органів, органів місцевого самоврядування, закладів освіти та навіть громадських організацій, де працюють або навчаються військовозобов’язані. Простими словами: якщо у штаті є хоча б один чоловік 17–60 років (а в окремих випадках і жінки відповідних спеціальностей), роботодавець зобов’язаний організувати облік на належному рівні. Не “за потребою”, не “коли перевірка”, а постійно, з моменту укладення трудового договору.
На практиці це виглядає так. Невелике приватне підприємство з 8 працівниками, де працює один водій віком 45 років, повинно: призначити відповідальну особу наказом, завести спеціальну журнальну форму, зберігати копії військово-облікових документів, повідомляти ТЦК про прийняття і звільнення працівника протягом 7 днів, щороку до 1 лютого подавати зведені списки та організовувати звірку облікових даних. Якщо цього не зробити — штраф за статтею 210-1 Кодексу про адміністративні правопорушення становить від 34 000 до 59 500 гривень на посадову особу (станом на поточний рік суми регулярно переглядаються, тому їх варто уточнювати в чинній редакції).
До речі, про саму постанову, якою регулюється механізм, — це військовий облік в Україні у загальному вигляді описаний у матеріалі, де зібрано історичний і правовий контекст.
Порядок організації та ведення військового обліку: покрокова структура
Щоб уникнути хаосу, законодавець виписав чіткий алгоритм. Нижче — послідовність дій, яких вимагає порядок організації та ведення військового обліку. Цей алгоритм однаковий для всіх юридичних осіб незалежно від форми власності, хоча для ФОПів і самозайнятих осіб діють спрощені правила.
| Етап | Що робиться | Відповідальний | Строк |
|---|---|---|---|
| 1. Призначення відповідальної особи | Видається наказ по підприємству, особа ознайомлюється з обов’язками під підпис | Керівник (директор) | До початку роботи з обліку |
| 2. Отримання бланків та форм | Заведення журналу обліку, картки форми П-2, списків | Відповідальна особа | Постійно |
| 3. Подання списків до ТЦК | Списки громадян, які підлягають взяттю на облік, та щорічні зведені списки | Керівник / відповідальна особа | Щороку до 1 лютого |
| 4. Повідомлення про кадрові зміни | Прийняття, звільнення, переведення, зміна сімейного стану | Кадрова служба / відповідальна особа | 7 днів з моменту події |
| 5. Звірка облікових даних | Співставлення даних підприємства з даними ТЦК та реєстру “Оберіг” | Відповідальна особа | Не рідше 1 разу на рік |
| 6. Зберігання документів | Копії ВОД, журнали, накази, листування з ТЦК | Архів підприємства | Не менше 3 років після звільнення |
Головна помилка, яку роблять навіть досвідчені кадровики, — обмежуються тільки першим етапом і вважають, що раз “списки подали”, то все. Насправді інспектор ТЦК під час перевірки дивиться саме на п’ятий і шостий етапи: чи співпадають записи в журналі з реальною кількістю військовозобов’язаних у штаті і чи є в архіві підтвердження повідомлень про звільнення. Типова претензія — “прийняли водія у березні, а повідомлення про це в ТЦК надіслали у жовтні, та ще й поштою без опису вкладення”.
Етап 1: Призначення відповідальної особи
Наказ — це не формальність. Це документ, який підтверджує, що конкретна людина на конкретній посаді несе персональну відповідальність за дотримання порядку організації та ведення військового обліку на підприємстві. У невеликій компанії такою особою зазвичай є кадровик за сумісництвом або сам керівник. У великій — ціла група у складі відділу кадрів із чітким розподілом: хто відповідає за чоловіків, хто за жінок відповідних спеціальностей, хто веде журнал, хто готує звіти.
Етап 2: Документація та журнали
Перелік документів суворо визначений. Це журнал обліку військовозобов’язаних, картки форми П-2 (на кожного окремо), списки громадян, які перебувають на обліку, та копії військово-облікових документів працівників. У 2026 році паперова форма зберігається паралельно з електронною: дані вносяться до реєстру “Оберіг”, але паперовий архів ніхто не відміняв, і саме його вимагають під час перевірок.
Військовозобов’язані, призовники та резервісти: різниця у правилах обліку
Не всі працівники підлягають однаковому обліку. Закон розрізняє три категорії, і для кожної — окремий порядок дій. Це принципово, тому що штрафи за неподання списків призовників і резервістів рахуються окремо, і “змішати” їх в одному документі — гарантована причіпка від інспектора.
- Призовники — чоловіки 17–25 років, які не досягли граничного віку перебування в запасі. Для них діє найсуворіший контроль: повідомлення про прийняття на роботу до ТЦК надсилається протягом 7 днів, а щорічні списки подаються окремо.
- Військовозобов’язані — громадяни, які перебувають у запасі та можуть бути мобілізовані. Для них облік ведеться за загальними правилами, з регулярною звіркою даних.
- Резервісти — особи, які уклали контракт резервіста. Тут підприємство взаємодіє не тільки з ТЦК, а й з оперативним командуванням, і повідомлення про звільнення такого працівника потребує додаткового погодження.
Окрема категорія — жінки, які мають медичну або суміжну спеціальність (медики, фармацевти, зв’язківці тощо). Вони стають на військовий облік за власною заявою або за результатами медогляду, і роботодавець зобов’язаний контролювати наявність відповідного ВОД у їхніх особових справах.
Що має містити військово-облікова картка працівника
Картка форми П-2 — це не просто копія паспорта. Це документ, у якому зібрано всі дані, необхідні для оперативного розшуку та мобілізаційної підготовки. Інспектор під час перевірки звертає увагу одразу на кілька обов’язкових реквізитів. Якщо хоча б одного немає — це вже підстава для припису.
| Реквізит | Джерело інформації | Частота оновлення |
|---|---|---|
| ПІБ, дата народження, місце проживання | Паспорт, довідка ВПО | При зміні |
| Номер та серія ВОД | Військовий квиток / приписне | При видачі нового |
| Спеціальність та освіта | Диплом, трудова книжка | Щороку |
| Сімейний стан, наявність дітей | Заява працівника, свідоцтва | При зміні |
| Місце роботи, посада | Наказ про прийняття | При прийнятті та звільненні |
| Наявність бронювання | Довідка про бронювання | При отриманні |
Бронювання — окрема тема, яка викликає найбільше запитань у 2026 році. Підприємство, яке має право на бронювання критично важливих працівників, зобов’язане вести окремий реєстр таких осіб і подавати дані до ТЦК у встановлені строки. Відсутність такого реєстру — це не просто “неповна картка”, це прямий шлях до втрати права на бронювання для всього підприємства.
Взаємодія з ТЦК та реєстром “Оберіг”
З 2022 року в Україні функціонує єдиний електронний реєстр військовозобов’язаних “Оберіг”. Саме через нього ТЦК бачить, хто з працездатних громадян де працює, яку посаду займає і коли востаннє проходив медогляд. Роботодавець не має прямого доступу до реєстру, але зобов’язаний подавати дані у форматі, який дозволяє їх автоматичне внесення. Якщо підприємство цього не робить, дані у “Оберегу” залишаються застарілими, і перша ж перевірка закінчується приписом та штрафом.
Типовий сценарій помилки: працівник звільнився у вересні 2024 року, повідомлення про це до ТЦК подали у жовтні, але “Оберіг” оновився лише у січні 2025-го, бо паперова форма загубилася на пошті. У цей самий час колишній працівник стає на облік у новому місці роботи, і в реєстрі з’являється дублікат. Інспектор бачить дублікат — починає перевірку — виявляє порушення строку — виписує протокол. Це не рідкість, а буденність для тисяч підприємств.
Відповідальність за порушення порядку ведення обліку
Розмір штрафів регулярно зростає, тому конкретні суми варто уточнювати в чинній редакції статті 210-1 КУпАП. На поточний рік базові санкції виглядають так:
- неповідомлення ТЦК про прийняття чи звільнення військовозобов’язаного — штраф на посадову особу в розмірі, кратному 50–100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (орієнтовно від 34 000 грн);
- неподання щорічних списків — аналогічний штраф за кожне порушення, незалежно від кількості “забутих” осіб;
- незабезпечення зберігання документів — штраф плюс можливе дисциплінарне провадження;
- ухилення від організації обліку як такого (тобто коли на підприємстві немає ні наказу, ні журналу, ні відповідальної особи) — штраф у максимальному розмірі та припис, за яким підприємство має усунути порушення протягом визначеного строку.
Крім адміністративної відповідальності, існує ще й кримінальна — за статтею 336 Кримінального кодексу України, якщо йдеться про ухилення від військової служби самою особою. Роботодавця це стосується опосередковано, але знати про цю норму варто, щоб розуміти, чому інспектор ТЦК ставиться до списків настільки серйозно.
Типові помилки підприємств у 2026–2026 роках
За результатами перевірок, які проводили регіональні ТЦК спільно з Державною службою з питань праці, можна виділити п’ять найпоширеніших порушень, через які підприємства отримують штрафи. Це не повний перелік, але саме ці помили зустрічаються у 80% перевірок.
- Відсутній наказ про призначення відповідальної особи або наказ є, але особа не ознайомлена з обов’язками під підпис.
- Журнал обліку ведеться, але картки форми П-2 не оновлюються протягом кількох років: не вказані нові спеціальності, не внесено зміни сімейного стану, не зафіксовано бронювання.
- Повідомлення про звільнення надсилаються “поштою без опису вкладення” — і губляться. Підтвердження відправки відсутнє, а отже, довести факт повідомлення неможливо.
- Щорічні списки подаються формально: у графі “спеціальність” — прочерк, у графі “освіта” — застарілі дані, без розподілу за категоріями обліку.
- Підприємство не знає про зміни в нормативній базі: форми документів оновлено, а на підприємстві продовжують використовувати бланки 2014 року.
Уникнути цих помилок можна, якщо хоча б раз на рік проводити внутрішній аудит — або силами кадрової служби, або із залученням зовнішнього консультанта, який спеціалізується на військовому обліку.
Практичний чек-лист: що перевірити на підприємстві до кінця року
Цей перелік стане у пригоді кадровику, який готується до щорічної звірки або планової перевірки ТЦК. Його можна адаптувати під специфіку конкретного підприємства — кількість працівників, наявність бронювання, присутність філій у різних областях.
- Перевірити наявність чинного наказу про призначення відповідальної особи та ознайомлення її з посадовою інструкцією.
- Звірити кількість карток форми П-2 зі штатним розкладом та фактичною чисельністю працівників.
- Переконатися, що копії ВОД є в особових справах усіх військовозобов’язаних і резервістів.
- Подати уточнені списки до ТЦК, якщо протягом року змінилися посади або сімейний стан працівників.
- Підготувати підтвердження повідомлень ТЦК про прийняття і звільнення (поштові квитанції, описи вкладень, електронні листи).
- Перевірити термін зберігання документів: архів має містити дані щонайменше за останні 3 роки.
- Уточнити, чи є серед працівників заброньовані особи, чи відповідає реєстр бронювання фактичному стану.
Якщо хоча б один пункт не виконано — це сигнал до негайного виправлення. Інспектор під час перевірки не питає “чому не встигли”, а фіксує факт порушення і виписує протокол.
Зміни 2026–2026 років і тенденції на найближче майбутнє
У 2025 році набула чинності низка змін до постанов Кабміну, які стосуються порядку подання відомостей до реєстру “Оберіг”. Зокрема, розширено перелік даних, які роботодавець зобов’язаний передавати: додано відомості про освіту, реальну посаду, наявність наукового ступеня, а також дані про фактичне місце проживання працівника, якщо воно відрізняється від зареєстрованого. У 2026 році ця тенденція продовжується: Міноборони анонсувало подальшу цифровізацію обліку з поступовою відмовою від паперових дублікатів, але на практиці паперовий архів поки що зберігається.
Ще одна важлива тенденція — посилення контролю за підприємствами, які мають значну частку працівників з відстрочкою. Якщо на підприємстві більше 50% штату — заброньовані, а виробнича діяльність при цьому фактично не ведеться, це підстава для позапланової перевірки. У 2024 році саме за таким сценарієм низка фіктивних “IT-компаній” та “консалтингових фірм” позбулися бронювання, а їхні засновники отримали підозри в ухиленні від мобілізації.
Внутрішні документи, які варто мати на кожному підприємстві
Окрім типових форм, визначених законом, досвідчені кадровики ведуть ще й внутрішній пакет документів, який допомагає уникнути проблем під час перевірок. Це не обов’язковий мінімум, але наявність цих паперів свідчить про серйозне ставлення до питання.
- Положення про ведення військового обліку на підприємстві — локальний документ, який описує внутрішню процедуру та розподіл обов’язків.
- Посадова інструкція відповідальної особи з конкретним переліком дій і строків.
- Журнал обліку перевірок ТЦК із зазначенням дати, теми та підписів інспекторів.
- Реєстр заброньованих працівників (за наявності бронювання) з номерами та датами постанов.
- Аркуш ознайомлення працівників з їхніми обов’язками щодо обліку (наприклад, про заборону виїзду за кордон без дозволу ТЦК для окремих категорій).
Цей пакет не замінює вимог закону, але робить перевірку швидшою та конструктивнішою: інспектор бачить систему, а не хаос, і обмежується усними зауваженнями замість протоколу.
Як уникнути найпоширеніших приписів ТЦК
Є кілька простих правил, які на практиці знижують ризик штрафу майже до нуля. Вони не нові, але їх регулярно ігнорують навіть на підприємствах з досвідченими кадровиками.
- Подавайте повідомлення про прийняття та звільнення рекомендованим листом з описом вкладення. Електронна пошта — додатково, а не замість.
- Не зберігайте ВОД працівників — знімайте копії і повертайте оригінал. Так ви знижуєте ризик втрати документа і відповідальність за це.
- Оновлюйте картки П-2 одразу після будь-яких кадрових змін, не чекаючи “звірки раз на рік”.
- Слідкуйте за публікаціями Міноборони та Кабміну: зміни в нормативній базі набирають чинності без тривалого перехідного періоду.
- Заведіть окремий реєстр підвищеної уваги: працівники, які перебувають у розшуку ТЦК, мають бронювання, що закінчується, або мають відстрочку за сімейними обставинами.
Ці п’ять пунктів не вимагають ані значних витрат, ані залучення зовнішніх консультантів, але саме їх дотримання відрізняє підприємства, які проходять перевірки без наслідків, від тих, хто регулярно сплачує штрафи.
Часті запитання (FAQ)
Чи має право ФОП вести військовий облік самостійно?
ФОП, який не має найманих працівників, не зобов’язаний вести облік за правилами для юридичних осіб. Якщо ж у нього є наймані працівники — він виступає роботодавцем і повинен виконувати всі вимоги порядку організації та ведення військового обліку на загальних підставах.
Чи потрібно подавати списки, якщо на підприємстві немає жодного військовозобов’язаного?
Так, щороку до 1 лютого подається довідка про відсутність таких осіб. Це підтверджує, що перевірка проведена, і звільняє від подання списків. Без такої довідки підприємство вважається таким, що не виконало обов’язок.
Що робити, якщо працівник відмовляється надавати копію ВОД?
Роботодавець не має права примушувати, але може зафіксувати відмову письмово і повідомити про це ТЦК. На практиці такі випадки рідкісні, бо працівник сам зацікавлений у тому, щоб його облікові дані були актуальними: інакше він ризикує потрапити в розшук.
Чи зобов’язане іноземне представництво вести облік?
Якщо представництво має найманих працівників — громадян України, так. Громадяни іноземних держав на військовий облік в Україні не стають, але їх присутність у штаті не звільняє роботодавця від обліку тих працівників, які є українцями.
Як довго зберігати копії ВОД після звільнення працівника?
Мінімум 3 роки. Деякі підприємства зберігають довше — до 5 років — на випадок, якщо колишній працівник знадобиться для звірки або підтвердження даних під час перевірки.
Чи можна вести облік в електронному вигляді без паперових карток?
Наразі паперові картки П-2 обов’язкові, навіть якщо дані паралельно вносяться до реєстру “Оберіг”. Повна відмова від паперу планується, але у 2026 році ще не реалізована.
Хто відповідає, якщо наказ про призначення відповідальної особи підписано, а особа фактично не виконує обов’язки?
Відповідає і керівник, який видав наказ і не проконтролював виконання, і сама відповідальна особа. На практиці основний удар — на керівника, бо саме він зобов’язаний організувати роботу так, щоб облік вівся належно.
Чи передбачена відповідальність за подання неповних списків?
Так, це прирівнюється до неподання і тягне штраф за статтею 210-1 КУпАП. Інспектор не зобов’язаний доводити умисел: достатньо факту, що в списку відсутня особа, яка підлягає обліку.
Як повідомити ТЦК про працівника, який виїхав за кордон?
Письмово, із зазначенням дати виїзду, підстав (наприклад, відрядження, навчання) і країни перебування. Бажано додати копію підтверджуючого документа. У разі тривалого перебування — окреме повідомлення для уточнення облікових даних.
Чи може ТЦК провести перевірку без попередження?
Так, у період воєнного стану інспектори мають право на позапланові візити без попередження. Роботодавець зобов’язаний забезпечити доступ до документів і надати пояснення в межах компетенції інспектора.
Куди скаржитися, якщо інспектор перевищує повноваження під час перевірки?
На дії інспектора можна подати скаргу до вищого органу ТЦК або до Державної служби з питань праці. Важливо фіксувати всі дії інспектора письмово і вимагати копію акту перевірки, навіть якщо він відмовляє.
Підсумок: що запам’ятати про порядок організації та ведення військового обліку
Порядок організації та ведення військового обліку — це не разова акція, а постійний процес, який вимагає уваги керівника, відповідальної особи та кадрової служби. Підприємства, які ведуть облік системно — з наказом, журналом, картками П-2, регулярними звірками та своєчасними повідомленнями — проходять перевірки без наслідків. Ті, хто ставиться до цього формально, ризикують штрафами, приписами та втратою бронювання. Практичний мінімум: призначити відповідальну особу, оновити документацію до кінця січня, подати щорічні списки та налагодити електронну взаємодію з реєстром “Оберіг”. Це не гарантує відсутність перевірок, але робить їх результат передбачуваним.
Залишити відповідь